保函涉及四個方面的人，申請人（投標人）、辦理人（擔保公司）、擔保人（銀行）、受益人（招標方）。那么既然有了申請人、擔保人、受益人，為什么還需要辦理人呢？
由于該款項是對供貨方在履約之前所作的預付，買方為了避免日后由于供貨方拒絕履行義務或者無法履行義務，卻不退款而無端遭到損失，通常要求供貨方在買方預付之前的若干日內通過其銀行開出預付保函，或者相當于合約尚未履行部分相當比例的預付金額，使買方能夠順利的收回所預付的款項，有銀行作出承諾。
預付款保函承包人要求銀行向業主(發包人) 出具的保證業主所支付的工程預付款用于實施項目的一種信用函件。投標人在中標后簽訂的合同中規定，承包人委托銀行向業主出具的由業主按合同規定向承包人支付一筆工程預付款，及時用于實施項目的保證函件（即A委托B向C作出擔保，擔保內容是C按合同約定向A支付的預付款確實在用于項目的實施）。擔保銀行應為業主所接受。如承包人不履約，業主可憑保函向擔保銀行索賠。
預付款保函在國際承包業務中使用時，是由承包人通過銀行向業主提供。保證書規定，如申請人不履行他與受益人訂立的合同的義務，不將受益人預付、支付的款項退還或還款給受益人，則由銀行向受益人退還該款項。